Auditschutz durch IT-Compliance: Mit Lizenzmanagement für Herstelleraudits gerüstet sein

Wo im großen Umfang Software eingesetzt wird, prüfen Hersteller regelmäßig die lizenzgemäße Nutzung durch Audits. Mit einem aktiven Lizenzmanagement sind Einrichtungen und Organisationen für einen Audit bestens vorbereitet – und vermeiden so außerplanmäßige Ausgaben oder Strafzahlungen.

Auditsicher mit dem Logiway Lizenz Manager

Der korrekte Einsatz von Software ist selbst für Lizenzprofis eine Herausforderung: Zu unterschiedlich sind die Lizenzbedingungen der verschiedenen Hersteller für ihre Produkte, zu regelmäßig ändern sich die Rahmenbedingungen durch neue Lizenzmodelle. Auch komplexer werdende IT-Systeme durch hybride Infrastrukturen, Cloud-Computing oder Virtualisierung erschweren die korrekte Lizenzierung.

Hinzu kommt eine rechtliche Besonderheit von Software: Kunden erwerben mit dem Kauf einer Lizenz ein zeitlich befristetes bzw. dauerhaftes Recht zur Nutzung der Software, nicht aber das Eigentum am Softwarecode selber. Dieser bleibt geistiges Eigentum des Herstellers, das Urheberrechtsgesetz regelt den Auskunftsanspruch für den Urheber.

Durch Audits drohen kostspielige Nachlizenzierungen und Strafzahlungen

Dementsprechend genau achten Softwarehersteller auf die lizenzkonforme Nutzung ihrer Produkte und prüfen dies regelmäßig im Rahmen von Audits – insbesondere, wenn Software in größerem Umfang im Einsatz ist. Fehlt Einrichtungen und Organisationen der Überblick über Bestand und Rechte ihrer Softwarelizenzen, kann das im Falle eines Herstelleraudits böse Überraschungen bedeuten.

Einer Studie von Snow Software aus dem Jahr 2016 zufolge haben 70 Prozent der befragten Unternehmen angegeben, im Jahr zuvor von einem Softwarehersteller auditiert worden zu sein. Audits sind also keine abstrakte Möglichkeit, die in der Realität nicht auftritt, sondern werden von Herstellern aktiv genutzt, um die eigenen Rechte wahrzunehmen. Für betroffene Einrichtungen kann das schnell teuer werden: Stellen die Hersteller nach dem Audit Verstöße gegen die Lizenzbedingungen wie beispielsweise eine Unterlizenzierung fest, drohen hohe Kosten durch Nachlizenzierungen oder Strafzahlungen.

Selbst strafrechtliche Konsequenzen sind möglich. Bei Falschlizenzierungen haftet dann die Unternehmensleitung wie Gesellschafter, Vorstand oder Geschäftsführer für die begangene Rechtsverletzung.

Einrichtungen und Organisationen können unnötige Ausgaben durch Audits oder Strafen einfach vermeiden, indem sie ihren Software-Lizenzbestand durch ein kontinuierliches, aktives Lizenzmanagement transparent halten.

Effektiver und langfristiger Audit-Schutz mit dem Logiway Lizenz Manager

Die beste Vorbereitung auf einen möglichen Herstelleraudit ist der umfassende Überblick über die IT-Assets im Netzwerk: Wer alle im Unternehmen genutzten IT-Geräte, Softwareprodukte und Versionsinformationen unter Einbeziehung von Installationstyp, Nutzung, Lizenzen und Berechtigungen kennt, hat die Grundlagen für eine umfassende IT-Transparenz bereits gelegt. Software-Tools wie der Logiway Lizenz Manager erleichtern Lizenz-Verantwortlichen den Transparenz-Prozess erheblich, indem sie die notwendigen Informationen z.T. automatisch sammeln, übersichtlich auswerten und auditierfähige Reportings in Echtzeit erstellen erstellen – auf Knopfdruck und jederzeit nach Bedarf. So werden zudem Unterbrechungen durch Audits zudem auf ein Minimum reduziert.

Entscheidend für den Erfolg des Lizenzmanagements ist dabei die langfristige Strategie. Lediglich für die Momentaufnahme einen anstehenden Audits eingesetzt, kann das Lizenzmanagement nicht seine volle Wirkung entfalten. Nur die dauerhafte effiziente und umfassende Verwaltung aller genutzten IT-Produkte stellt Auditsicherheit her und gewährleistet langfristig Ihre IT-Compliance.

Mit dem Logiway Lizenz Manager als Plattform für aktives Software Asset Management optimieren Sie Ihre Softwarelizenzen schnell und anhaltend:

  • Wichtige Hersteller ermitteln: Identifizieren Sie durch aktives Lizenzmanagement die Hersteller, deren Anwendungen bei Ihnen besonders häufig im Einsatz sind bzw. die einen besonders hohen Anteil am Lizenzbudget haben.
  • Vorhandene Lizenzen wiederverwenden: Durch einen transparenten IT-Bestand können nicht genutzte Lizenzen neu zugewiesen werden. Der Kauf neuer, nicht benötigter Lizenzen wird so vermieden.
  • IT-Bestand komplett inventarisieren: Verwalten Sie Lizenzen für den gesamten IT-Bestand selbst in komplexen Organisationsstrukturen, Rechenzentren, Cloud-, hybriden und virtualisierten Infrastrukturen oder mobile Endgeräte.
  • Dauerhaft Compliance gewähren: Stellen Sie sicher, dass Sie über die für Ihre Compliance benötige Anzahl der Softwarelizenzen verfügen, also nicht unterlizenziert sind. Deinstallieren Sie nicht genutzte Lizenzen oder weisen diese anderen Nutzern zu.

Auditsicherheit und Compliance herstellen mit aktivem Lizenzmanagement